Webinars  I

La Reunión online.

¿Qué es una webinar?  Y ¿para qué sirve? Una webinar es una comunicación entre dos o más personas que se desarrolla a través de internet. La misma cuenta la posibilidad de interactuar con  audio y video, y con la opción de escribir en simultáneo, siempre que la comunicación sea en vivo y en directo.

Las webinar han llegado para hacernos las reuniones más fáciles. Es decir, un grupo de personas que usualmente viajaba dos horas para llegar a una reunión que duraba una hora y 30 minutos, y luego manejaba otras dos horas de regreso a la sede central de la compañía, hoy no necesita moverse de la sala de conferencias.

En las webinar las personas se pueden encontrar en diversos países y participar de la misma reunión interactuando en vivo y en directo.

¿Cómo funcionan? Las webinar tienen un moderador, tal como se utiliza en las reuniones presenciales. Se presenta un power point y videos entre otras posibilidades que puede disponer el presentador.

¿Qué se necesita? Para realizar una webinar es necesario contar con internet y parlantes para el audio.

Los webinars son interactivos, siempre que se estén desarrollando en directo, porque también se pueden grabar y transmitir en tiempo diferido luego de la reunión. Es una herramienta que proporciona interacción en tiempo real entre los participantes y el presentador. Los participantes pueden ver una versión archivada del seminario web si se lo perdieron o si desean verlo nuevamente.

Para las empresas este tipo de reuniones tienen muchos beneficios, ya que reduce los costos de los seminarios presenciales con traslados y hospedajes. Además, la compañía no tendría que preocuparse por encontrar una sala o lugar grande, y los costos generales que normalmente se asocian con una reunión en un lugar físico se reducirían.

La comunicación de doble vía también se presenta en los webinars, ya que permite que el presentador y el participante intercambien información, brindándoles la oportunidad de hacer preguntas e interactuar. Aunque los participantes no pueden simplemente hacer preguntas tienen la oportunidad de participar utilizando una variedad de métodos. Permiten que todos participen a pesar de su ubicación, los seminarios web conducen a una experiencia de reunión más efectiva.

No es solo mirar a alguien que da un discurso, sino que se crea la posibilidad de interacción. De ofrecer opiniones y hacer preguntas.

María Rosa Rago y María Mercedes Rago

RG – Consultoría y Capacitación

Optimizar el tiempo II

La regla de los dos minutos.

La regla de los dos minutos es una estrategia que nos ayuda a resolver en el momento. Es una regla que nos hace más ágiles y por lo tanto, evita que posterguemos temas rápidos de resolver. Es decir, en dos minutos se puede responder un email, pagar un impuesto online o llamar para reservar una mesa en el restaurant favorito.

La idea de esta estrategia es no anotar todo en la lista de tareas para hacer mañana; estas son tareas que se pueden resolver hoy y ahora.

Tal vez debamos dedicar media hora por día con las tareas que solo llevan dos minutos y evitar que nos retrasen al finalizar la semana. Esta técnica es muy buena para esos días que regresamos al trabajo luego de un fin de semana largo y encontramos e-mails acumulados en la bandeja de entrada. Publicidades, correos electrónicos equivocados o que deben ser enviados a otros sectores, emails que poseen fácil respuesta, entre otros.

Pero por supuesto no todo se puede resolver así de fácil y para lo que no se puede hacer hoy y ahora. Sera conveniente darle un horario y un tiempo estipulado, por ejemplo, luego del almuerzo “le dedicare una hora de mi tiempo a…………………………………..”.  De esa forma ese Proyecto que deberá contar con tiempo, esfuerzo y concentración está agendado.

David Allen el creador de la regla de los dos minutos, postula que “Si una acción demora menos de dos minutos, debe realizarse en el momento en que se define.” (pág. 39). [Este fragmento ha sido traducido del libro Getting Things Done – the art of stress-free productivity por las autoras del artículo, del idioma inglés al español con el fin de ser adaptado al texto.]

La práctica de la regla de los dos minutos será de gran ayuda para lograr la efectividad en la optimización del tiempo y de las tareas en todos los ámbitos en los que nos desempeñemos.

María Rosa Rago y María Mercedes Rago

RG – Consultoría y Capacitación

 

Referencias bibliográficas:

Allen, D. (2001). Getting Things Done – the art of stress-free productivity. Publisher Piatkus.

 

 

Optimizar el tiempo I

Trabajar mejor para ser más productivo

Administrar el tiempo de forma sabia nos ayudara a mejorar con nuestra vida personal, social y profesional.

Como seres humanos sabemos que somos un todo, es decir, mente, cuerpo y alma. Entonces cuando comenzamos a tomar conciencia de nuestro tiempo, logramos reorganizarlo. Podemos decir que contamos con 24 horas, 1440 minutos, 86400 segundos por día.  Sabiendo esto parece mucho, pero resulta muy poco cuando no lo administramos correctamente.

Armar una lista de nuestras acciones diarias puede ser una buena táctica, pero habrá que separar el trabajo de la vida personal.

Primero sería de importancia relevar dónde creemos que estamos malgastando el tiempo y por qué. Para poder identificarlo, a partir de mañana podría llevar un lápiz, un anotador y realizar una lista de lo que desea mejorar.

Por ejemplo, el café en la oficina, que le insume 30 minutos de su tiempo. Desde que ingresa, saluda, va hasta la cocina, enciende la cafetera y busca los demás elementos para su preparación. Luego ofrece café a otros colegas, al momento de ubicarse en su escritorio han pasado 30 minutos de su tiempo. Esto podría cambiar si alguien enciende la cafetera y luego usted lo sirve a sus colegas en 10 minutos. Podemos decir que trabajando en equipo se optimizaría el tiempo en este ejemplo.

También se puede tomar nota en la libreta acerca del tiempo y el uso que se les da a las redes sociales. Si trabajamos en una oficina, seguro tendremos acceso a una computadora. En ese caso, pregúntese lo siguiente:

¿Cuánto tiempo utiliza para:

  • Chequear su email?
  • Leer los periódicos online?
  • Verificar las novedades en Twitter, Facebook, LinkedIn y entre otros sitios sociales?

¿Cuántas de estas redes están realmente relacionadas con su trabajo? Y ¿cuáles de ellas son utilizadas por decisión personal?

Navegar en las redes sociales puede consumir fácilmente una hora. Sería importante que se pregunte ¿Cuánto tiempo de esa hora es realmente productivo?

Una propuesta para optimizar sus tiempos sería destinar un momento del día para seleccionar los emails de forma rápida y productiva. Abrir el correo y comenzar a eliminar esos emails que no necesitamos; una promoción de nuestra marca favorita a la que estamos suscriptos o las últimas novedades en tecnologías.

Los correos personales no urgentes se pueden marcar para ser leídos en el horario de almuerzo o en ese tiempo libre que tenemos a lo largo del día. Los correos que se puedan delegar deberían ser enviados a la persona indicada para continuar con su gestión.

Como hemos mencionado antes, durante el desarrollo de nuestro día hay varios “tiempos muertos”. Por ejemplo; si viajamos en autobús y el recorrido demora 30 minutos, esos minutos se podrán utilizar para responder algunos emails personales. Acceder al grupo de WhatsApp para confirmar la cena del sábado. Otros tiempos libres durante el día pueden darse; en la sala de espera del dentista, en la puerta de la escuela mientras aguarda para recoger a los niños, en la sala de embarque del aeropuerto, en el viaje en un taxi camino a una reunión. Identificando los momentos improductivos del día, podrá reorganizar su agenda, modificar algunos hábitos y por ejemplo, en un mes podrá destinar un espacio para leer esos libros favoritos que se siguen acumulando en la biblioteca con la promesa de ser leídos algún día cuando tenga tiempo.

Como cierre nos gustaría compartir con ustedes está frase de William James (2012, pág. 36):

“Cuando debes hacer una elección y no la haces, esa en sí misma es una elección”

María Rosa Rago y María Mercedes Rago

RG Consultoría y Capacitación

 

Referencia bibliográfica:

Newton, R. ; Wasmund, S. (2012) “Stop talking start doing”. Editorial Capstone

 

 

 

 

 

Los pilares para la toma de decisiones. Crecimiento personal

A veces nos preguntamos si existen pilares para tomar decisiones en la vida de cada ser humano. Habitualmente, luego de la duda nos llegan pensamientos que nos acercan a comprender qué valoramos en la vida. Tal vez la clave de nuestro primer pilar esté por allí.

Con este artículo queremos compartir una idea de aquello que para nosotras podría considerarse como ese pilar. Desde la educación creemos que el “crecimiento personal” puede ser una clave de ello. Cuando tomamos decisiones simples o complejas comprendemos que estamos analizando entre dos o más opciones, y debemos elegir entre alguna de ellas para que la misma sea efectiva.

En ese sentido, la elección de una opción deja de lado las otras aunque sea por un momento. Este proceso que nos aleja de una opción y nos acerca a otra, puede ser más beneficio si tenemos un faro que guía nuestras acciones. Tener hacia dónde ir, acercarnos a un proyecto personal, nos agiliza el proceso de tomar una decisión y nos permite actuar con mayor determinación en esa instancia.

“Nos damos cuenta de que todo el tiempo aparecen cosas nuevas y diferentes que se interponen en nuestro camino, frente a las que los recursos y estrategias que nos servían para lograr un resultado determinado empiezan a perder efectividad.” Muradep (2013)

Buscar el crecimiento personal detrás de cada decisión que tomamos es una posibilidad, es un pilar. Podrán decir que es difícil, podrán decir que es imposible, pero desde nuestra formación entendemos que es más complicado tomar decisiones cuando no se sabe a dónde uno quiere ir. Y cuando efectivamente sabemos cuál es la meta que queremos alcanzar, el proceso es más simple. La clave entendemos, está en determinar ante todo, qué queremos para nuestra vida. Luego de ello, resolvemos cómo alcanzarlo.

María Rosa Rago y María Mercedes Rago

Referencia bibliográfica:

Muradep, L. (2013) Coaching para la transformación personal. Un modelo integrado de la PNL y la Ontología del Lenguaje. Buenos Aires. Granica

 

Cambio Organizacional. Resistencia

Cuando hablamos de Resistencia, hablamos de cambio. Cada vez que estamos pensando en un cambio habrá una Resistencia. Podemos ser proactivos y flexibles pero es natural que ante algo nuevo, ya sea este un nuevo Sistema de informática que la organización desee implementar o un traslado por trabajo, hay detrás del deseo una resistencia a lo nuevo.

Sabemos que hay personalidades que se adaptaran mucho más fácilmente que otras. Pero También allí hay una situación que se refiere al manejo personal en el proceso de adaptación.

“Toda conducta es siempre la manifestación de un ser humano en un contexto social y cultural. En el fondo, la biología (que estudia al hombre como un ser vivo más, dentro del conjunto de los otros seres vivos) hace una abstracción ficticia porque considera al hombre aislado de los otros hombres siendo que ese vínculo es, precisamente, lo que hace de ‘el algo único y particular. (…)” (Durante, 1998, p. 59)

La Resistencia en el proceso de cambio no es negativo mientras se siga cambiando y aprendiendo sobre la marcha.

Lo que sí es negativo, es que no se vea nada positivo en ese cambio. Otros con excusas y falsas ideas puedan retrasar el proceso de cambio. “El razonamiento defensivo se produce cuando los individuos mantienen premisas cuya validez es cuestionable aunque ellos piensen lo contrario, deducen cosas que no obedecen necesariamente a las premisas planteadas, aunque así lo crean, y llegan a conclusiones que se presumen han sido comprobadas con detalle si bien no es el caso ya que la forma de su planteamiento las hace incomprobables.” (Argyris, 1993, p. 11).

Porque donde hay cambio hay energía en movimiento y por supuesto Resistencia.

María Rosa Rago y María Mercedes Rago

RG Consultoría y Capacitación

Referencia bibliográfica:

  1. Durante, R. (1998). Las organizaciones que aprenden. Buenos Aires. Ediciones MACCHI.
  2. Argyris, C. (1993). Cómo vencer las barreras organizativas. España. Ediciones: Díaz de Santos.

 

Mapas conceptuales

Hace unas semanas me encontré sentada con un libro y un papel armando un cuadro que trate de simplificar y recopilar conceptos de manera esquemática.

Entonces pensé ¿Cuántos de estos cuadros he desarrollado? Muchos. . .

Los cuadros conceptuales nos ayudan a ordenarnos, es una de las mejores técnicas de autoaprendizaje. Como los conceptos se van relacionando con flechas o líneas, los hace visibles y muy recordables.

Para armar los cuadros es importante saber priorizar y valorar cada palabra/concepto que debería abrirse en más palabras que se van sumando y así van conformando un esquema relacional. Partimos de un tema principal, que a su vez puede poseer tres o cuatro subtemas,  de esa forma se va desarrollando un esquema que crece hasta que en veinte conceptos hemos reunido varias horas de exposición.

“La utilización de mapas conceptuales en las tareas de enseñanza no es novedosa; sin embargo, actualmente existen herramientas que facilitan su construcción en forma colaborativa, y que permiten a los estudiantes organizar y negociar los significados de un cuerpo de conocimiento.” (Maglione y Varlotta Domínguez, 2001, p. 9)

Para que un mapa conceptual pueda ayudarnos hay que jerarquizar y otorgarle un orden consecutivo a los conceptos. Porque es importante que este mapa que hemos armado en cuanto lo retomemos en unos meses, siga manteniendo el significado que le hemos dado cuando lo confeccionamos. Es por ello, la importancia de elegir el orden correcto de los conceptos y cómo estos están jerarquizados.

Cita: Maglione, C. y Varlotta Domínguez, N.  (2001). Mapas conceptuales digitales: Serie estrategias en el aula 1 a 1. 1ª ed.- Buenos Aires, Edu.ar S.E.

  • María Mercedes Rago y María Rosa Rago
  • RG Consultoría y Capacitación

 

Netiquette

La etiqueta en internet

La etiqueta en internet se refiere a los buenos modales que debemos utilizar para comunicarnos en las redes sociales. Es casi natural entrar todos los días a los foros, chats o enviar correos electrónicos. Pero hay determinadas reglas implícitas muy fáciles de utilizar, tales como;

  • Al ingresar por primera vez a un canal de chat, saludar, como cuando llegamos a cualquier lugar físico. Es importante, recordar que las redes son un espacio de interacción entre seres humanos. Entonces deberíamos comportarnos de la misma forma que lo hacemos cuando nos relacionamos en cualquier espacio social.

Siempre que ingresamos a una oficina, decimos “Buen día”, nos presentamos “Soy María” e introducimos una frase que anticipe la razón por la cual estamos allí “por qué” o “para qué”.

“Estoy aquí porque necesito hacerle una consulta sobre. . .”

“Estoy aquí para que usted me informe acerca de. . .”

Además, es importante comprender que los insultos no son aceptables – no llegamos a un local y como no nos gustó la mercadería insultamos al vendedor – lo mismo rige para las redes sociales. El buen trato hacia el otro es lo que debe primar, por más que no se esté de acuerdo con lo expuesto, en ese caso se podrá debatir o aclarar su punto de vista.

Los foros de noticias, algunos cuentan con una suscripción gratuita que hace que al tener que registrarse se dificulte el anonimato y puede así controlarse los abusos en las redes.

Otros aspectos a tener en cuenta:

  • Las faltas de ortografía. Conviene cuidar la manera en la que escribe, y si tienen dudas pueden pasar las palabras por el corrector ortográfico.
  • Evitar escribir todo el texto con mayúscula. Debido a que da la sensación de que se le está gritando al receptor. Tener en cuenta esto cuando escriban un e-mail, tanto en el cuerpo como en el asunto del mismo.
  • Escribir con colores y tipografía previamente aceptados por el foro o grupo de chat. Utilizar colores y fuentes estilísticas similares, si es esto forma parte de los requerimientos del grupo.
  • Lo mismo ocurre con los e-mails, utilizar fuentes comunes a todos y si los emails son corporativos mantener la identidad que la empresa u organización posee para todas sus Comunicaciones. Es importante recordarlo tanto para los foros como para los emails. No enviar cadenas de oración u otras al grupo, sin haberlo consensuado previamente. Evitar subir o enviar fotos o chistes de mal gusto o que sean diferente al humor del grupo. Lo mismo sucede con citar frases que no aportan al Proyecto en común.
  • Vale la pena recordar que en los foros, se pueden reportar los comentarios de mal gusto. Al reportarlos un operador evaluara si ese término es aceptable o no, y lo removerá, en el caso de ser hiriente u ofensivo para los otros individuos.
  • Los canales de comunicación virtual son muy interesantes se reúne un grupo de personas – sin importar el lugar físico o las distancias, para compartir, comentar, discutir sobre un determinado tema. Por ejemplo, los foros de política suelen ser muy concurridos. También hay foros interesantes de belleza, moda, poesía, música, entre otros.
  • En cuanto a los emails: No enviar correos sin asunto. Corrobore que la dirección del correo electrónico sea la correcta. Los correos deben contar con un encabezado o saludo: “Buen día Sra. Rago” “Estimada Sra. Rago”. Luego el cuerpo del texto con lo que se quiere comunicar y por último la firma. Se recomienda cerrar el correo con un saludo como: “Cordialmente” o “Atentamente” y se puede agradecer y dejar abierta la conversación para una respuesta: “Muchas gracias, y quedo a la espera de su respuesta. Atentamente, María”. Si el correo va dirigido a varias personas utilizar la copia oculta (CCO).
  • María Rosa Rago y María Mercedes Rago
  • RG Consultoría y Capacitación

Comunicación escrita II

¿Cómo ordenamos nuestras ideas para escribir un texto?

Cuando deseamos escribir sobre un tema, necesitamos planificar ese texto para que el mensaje llegue correctamente. Entonces ¿cómo hacemos para ordenar el material que nos ayudara a desarrollar el texto?

  1. Reunimos la información que hemos investigado.
  2. Definimos el objetivo del texto.
  3. Respondemos a  las preguntas básicas.
  4. Identificamos: ¿Quiénes serán los destinatarios?
  5. Verificamos: ¿Qué material fotográfico o imágenes contendrá?
  • Cuando deseamos producir un texto es necesario ver con antelación con qué material contamos. Información recabada de investigaciones anteriores, apuntes de clase, bibliografía consultada en otras oportunidades. Si no tenemos un archivo propio de ese material, es una buena opción considerar la documentación del mismo, listando datos de referencia de ese material. Esto nos permitirá realizar una búsqueda más rápida cuando necesitemos utilizarlos. Por ejemplo, se pueden considerar en esta base de información algunos recursos argumentativos como citas de autoridad, ejemplificación o datos estadísticos.
  • En este Segundo ítem es importante definir qué tipo de texto queremos escribir; será un texto descriptivo, narrativo, argumentativo, expositivo, para nombrar solo algunos estilos. Que nos permitan identificar qué queremos escribir, y en función cómo organizaremos el contenido y qué elementos utilizaremos en la narración del mismo para generar el impacto deseado según el tipo de texto.
  • Incluimos el sistema de las 6WH, debido a que es una herramienta utilizada en el periodismo que nos servirá de organizador del contenido que vamos a redactar. También nos ayudará para confirmar que no nos hemos olvidado de ninguna aspecto clave en nuestra redacción. Funciona respondiendo a las siguientes preguntas:

“1. What?; 2. Who?; 3. Where?; 4. How?; 5. When?; 6. Why? or What for?”

“1. ¿Qué?; 2.¿Quién?; 3. ¿Dónde?; 4. ¿Cómo?; 5. ¿Cuándo?; 6. ¿Por qué? o ¿Para qué?”

  • ¿Quién será nuestro destinatario? Conocer a nuestro destinatario será valioso para enfocar el texto hacia ese target. Hablar el mismo vocabulario de nuestro destinatario reducirá barreras comunicacionales. Asimismo, entender lo que nuestro público espera recibir de nosotros nos permitirá acortar la distancia entre el autor y el lector del texto.
  • El material visual es muy requerido, porque “una foto dice más que mil palabras”. En los tiempos que corren se han revalorizado las imágenes de todo tipo y color, para expresar situaciones, sentimientos, emociones, entre algunas de las posibilidades que más se destacan. También permite acortar la distancia entre la idea que queremos transmitir y la idea que el lector se representará a partir de nuestra descripción.

Cuando tenemos estos puntos claros, podemos decir que estamos en condiciones de tomar lápiz y papel, y comenzar a crear nuestro texto.

  •  María Rosa Rago y María Mercedes Rago
  • RG Consultoría y Capacitación

Podrán ampliar información sobre el sistema de las 6WH en el link de Wikipedia que les compartimos: https://es.wikipedia.org/wiki/Cinco_W

 

 

 

Comunicación escrita I

Para obtener una comunicación escrita eficaz, primero tendremos que determinar:

  1. ¿Cuál es el mensaje que queremos comunicar?
  2. ¿Quién es el receptor del mensaje?
  3. ¿Cómo llegamos con nuestro mensaje al receptor?

Vale la pena detenernos en el punto 3, debido a que para realizar una comunicación escrita eficaz habrá que analizar las formas más efectivas para llegar al receptor correctamente.

Entendiendo que las reglas que se aplican a la comunicación interpersonal (cara-cara) son similares de las que utilizamos de manera escrita. Pero existe una gran diferencia a considerar:

  • Cuando estamos hablando cara a cara, interactuamos en tiempo real, es decir, que las respuestas de mi receptor llegan de forma inmediata. Esto genera que se produzca el feedback entre nosotros y hace que se mantenga “viva” esa charla.
  • Cuando hablamos de comunicación escrita, hacemos referencia a alguien que redacta un texto que ha tenido el tiempo de pensar con antelación. En ese tiempo tuvo la posibilidad de analizar las posibles respuestas que podría presentar el receptor de su mensaje.

Es decir, el escritor posee el tiempo para redactar el contenido que va a recibir el receptor, y esto lo hace utilizando estrategias lingüísticas, emocionales y cognitivas, para que su mensaje llegue eficazmente a ese destinatario. Piensa en las posibles expectativas del receptor y en sus propias intenciones detrás del mensaje.

Al poder distanciarse del mensaje a transmitir y pensar en las posibles respuestas que pueden obtenerse, podrán identificar diversas estrategias a implementar para que ese mensaje escrito genere los resultados que esperamos.  De manera de, acortar la brecha entre las expectativas del receptor con las intenciones del emisor.

 MRR y MMR

RG Consultoría y Capacitación

 

 

 

Modelos Mentales

¿Por qué los seres humanos tenemos diversas formas de interpretar un mismo acontecimiento?

Nuestra forma de relacionarnos con el mundo que nos rodea está poblada de nuestra forma de percibirlo. Los seres humanos nacemos en un mismo país, profesamos la misma religión, vivimos en el mismo barrio, tuvimos familias compuestas por igual cantidad de integrantes, y sin embargo vemos la vida de una manera única. ¿A qué se debe que mi hermano y yo veamos la vida tan distinta?

Los modelos mentales son la respuesta a este interrogante. Peter Senge los define como aquellas creencias, ilusiones o historias que se construyen a priori de un acontecimiento o de relacionarnos con una persona por ejemplo, y que terminan influenciando en la interpretación. Los mismos permiten dar respuestas inmediatas ante situaciones de la vida cotidiana. Son propios de cada persona y tiene una base en lo que Fredy Kofman denomina como “Las fuentes de los modelos mentales”, “Biología, Lenguaje, Cultura e Historia Personal” (Fredy Kofman, Metamagement, Grito Sagrado Editorial, Argentina, 2008, pág. 262).

Cuando descubrimos que los seres humanos tenemos diferentes formas de interpretar el mundo de acuerdo a nuestro ADN, al lugar donde nacimos, donde crecimos, las vivencias cotidianas, las personas con las que nos relacionamos, entendemos que todos necesitamos hacer un esfuerzo para llegar consensos.

Podemos decir que los Modelos Mentales, son una limitante en las relaciones cuando consideramos que lo único válido es nuestra forma de percibir una situación, a una persona, un problema o una solución. Cuando juzgamos a los otros por una respuesta que recibimos y nos resulta insatisfactoria. Estás situaciones nos alejan de las resoluciones de problemas, de las comunicaciones efectivas, y de las relaciones amenas.

Es por ello, que un primer paso para vincularnos efectivamente será identificar las creencias y  juicios previos que nos distancian de la resolución de una situación o del acercamiento a las personas.

MRR y MMR

RG Consultoría y Capacitación