Optimizar el tiempo I

Trabajar mejor para ser más productivo

Administrar el tiempo de forma sabia nos ayudara a mejorar con nuestra vida personal, social y profesional.

Como seres humanos sabemos que somos un todo, es decir, mente, cuerpo y alma. Entonces cuando comenzamos a tomar conciencia de nuestro tiempo, logramos reorganizarlo. Podemos decir que contamos con 24 horas, 1440 minutos, 86400 segundos por día.  Sabiendo esto parece mucho, pero resulta muy poco cuando no lo administramos correctamente.

Armar una lista de nuestras acciones diarias puede ser una buena táctica, pero habrá que separar el trabajo de la vida personal.

Primero sería de importancia relevar dónde creemos que estamos malgastando el tiempo y por qué. Para poder identificarlo, a partir de mañana podría llevar un lápiz, un anotador y realizar una lista de lo que desea mejorar.

Por ejemplo, el café en la oficina, que le insume 30 minutos de su tiempo. Desde que ingresa, saluda, va hasta la cocina, enciende la cafetera y busca los demás elementos para su preparación. Luego ofrece café a otros colegas, al momento de ubicarse en su escritorio han pasado 30 minutos de su tiempo. Esto podría cambiar si alguien enciende la cafetera y luego usted lo sirve a sus colegas en 10 minutos. Podemos decir que trabajando en equipo se optimizaría el tiempo en este ejemplo.

También se puede tomar nota en la libreta acerca del tiempo y el uso que se les da a las redes sociales. Si trabajamos en una oficina, seguro tendremos acceso a una computadora. En ese caso, pregúntese lo siguiente:

¿Cuánto tiempo utiliza para:

  • Chequear su email?
  • Leer los periódicos online?
  • Verificar las novedades en Twitter, Facebook, LinkedIn y entre otros sitios sociales?

¿Cuántas de estas redes están realmente relacionadas con su trabajo? Y ¿cuáles de ellas son utilizadas por decisión personal?

Navegar en las redes sociales puede consumir fácilmente una hora. Sería importante que se pregunte ¿Cuánto tiempo de esa hora es realmente productivo?

Una propuesta para optimizar sus tiempos sería destinar un momento del día para seleccionar los emails de forma rápida y productiva. Abrir el correo y comenzar a eliminar esos emails que no necesitamos; una promoción de nuestra marca favorita a la que estamos suscriptos o las últimas novedades en tecnologías.

Los correos personales no urgentes se pueden marcar para ser leídos en el horario de almuerzo o en ese tiempo libre que tenemos a lo largo del día. Los correos que se puedan delegar deberían ser enviados a la persona indicada para continuar con su gestión.

Como hemos mencionado antes, durante el desarrollo de nuestro día hay varios “tiempos muertos”. Por ejemplo; si viajamos en autobús y el recorrido demora 30 minutos, esos minutos se podrán utilizar para responder algunos emails personales. Acceder al grupo de WhatsApp para confirmar la cena del sábado. Otros tiempos libres durante el día pueden darse; en la sala de espera del dentista, en la puerta de la escuela mientras aguarda para recoger a los niños, en la sala de embarque del aeropuerto, en el viaje en un taxi camino a una reunión. Identificando los momentos improductivos del día, podrá reorganizar su agenda, modificar algunos hábitos y por ejemplo, en un mes podrá destinar un espacio para leer esos libros favoritos que se siguen acumulando en la biblioteca con la promesa de ser leídos algún día cuando tenga tiempo.

Como cierre nos gustaría compartir con ustedes está frase de William James (2012, pág. 36):

“Cuando debes hacer una elección y no la haces, esa en sí misma es una elección”

María Rosa Rago y María Mercedes Rago

RG Consultoría y Capacitación

 

Referencia bibliográfica:

Newton, R. ; Wasmund, S. (2012) “Stop talking start doing”. Editorial Capstone

 

 

 

 

 

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